Création des Identifiants d’Épisode du Patient (IEP)

Suite à un Comité de Retour d'Expérience (CREX), Amandine Bossard, cadre identito vigilance du CHU, et Priscilla Dugué, cadre du bureau des entrées du site de la Cavale Blanche, ont pris l'initiative d'intervenir auprès des agents du service de Réanimation Médicale.

L'objectif ? Les former à la création d'IEP, un concept crucial dans le domaine de la santé.

Une IEP, c’est quoi ?         

« Différent de l’IPP (Identifiant Permanent du Patient), l’IEP est l’Identifiant d’Épisode du Patient. Il correspond à chaque venue au CHU. Il est créé par le Bureau des Entrées mais aussi, par certains services, dans un contexte bien particulier », explique Amandine Bossard. Cette définition souligne l'importance de cet identifiant dans le suivi et la gestion des patients au sein de l'établissement.

« Cette formation était indispensable pour répondre à un besoin précis : permettre au service de réanimation d'être autonome dans la création d'IEP en dehors des horaires d'ouverture du Bureau des Entrées, lors d’admission directe de patients dans ce service, tout en assurant une prise en charge optimale, cohérente et sécurisée », précise Priscilla Dugué.

Cette démarche vise à améliorer l'efficacité de nos organisations et à garantir la sécurité des soins dispensés.

Chaque année, plus de 290 000 IEP externes et 86 000 séjours d’hospitalisations sont créés. Au total les bureaux des entrées gèrent 400 000 dossiers administratifs par an.

Une autonomie des services de soins, qui reste tout de même limitée

Dans le cadre de situations d'urgence, il était essentiel que le service de réanimation puisse créer en toute autonomie les séjours des patients qui y sont admis directement. Chaque dossier créé sera ensuite traité le lendemain de l’entrée par les gestionnaires administratifs du Bureau des Entrées.

Amandine Bossard insiste sur l'importance de l'identification précise des patients pour garantir leur sécurité et la qualité des soins qui leur sont prodigués : « L'identitovigilance à l'hôpital est un ensemble de mesures et de procédures visant à garantir l'identification correcte des patients tout au long de leur prise en charge médicale. Cela inclut l'identification précise du patient dès son admission à l'hôpital, ainsi que lors de chaque étape de son parcours de soins. »

Cependant, il convient de souligner que cette autonomie reste limitée et ne peut être généralisée à l'ensemble des services de soins du CHU. Le Bureau des Entrées demeure un acteur central dans la gestion administrative du dossier patient. « Historiquement, le Bureau des Entrées était souvent perçu comme un lieu de formalités administratives sans réels enjeux. Son rôle se limitait à l’accueil et à l’enregistrement des patients.  Aujourd’hui, cette perception a changé. Le Bureau des Entrées est devenu un élément important de la gestion des dossiers médicaux. Il garantit la cohérence des informations et facilite la prise en charge optimale des patients. Enfin le bureau des entrées, en lien avec le DIM, assure une facturation précise, grâce à une gestion rigoureuse des dossiers », déclare Priscilla DUGUÉ.

En définitive, cette initiative illustre la volonté du CHU d’optimiser le parcours patient en le simplifiant tout en maintenant une prise en charge optimale et sécurisée pour les patients.